การใช้งานทั่วไปของ Email
การเริ่มต้นใช้งานอีเมล
คลิกกล่องขาเข้าเพื่อดูข้อความอีเมลของคุณ 
ข้อความอีเมลตัวอย่าง 
แฟ้มที่แนบกับข้อความอีเมล
อีเมล (ชื่อย่อของ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) เป็นวิธีที่รวดเร็วและสะดวกในการติดต่อกับผู้อื่น คุณสามารถใช้อีเมลในการ
- ส่งและรับข้อความ คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้บุคคลใดก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมล ข้อความนั้นจะเข้าไปอยู่ในกล่องอีเมลขาเข้าของผู้รับภายในไม่กี่วินาทีหรือไม่กี่นาที ไม่ว่าเขาหรือเธอจะเป็นเพื่อนบ้านที่อยู่หลังถัดไป หรือใครก็ตามที่อยู่ไกลถึงครึ่งค่อนโลกอีเมลเป็นการติดต่อแบบสองทาง คุณสามารถรับข้อความจากผู้ที่ทราบที่อยู่อีเมลของคุณ จากนั้นคุณก็อ่านแล้วตอบกลับข้อความเหล่านั้น
- ส่งและรับแฟ้ม นอกจากข้อความแล้ว คุณยังสามารถส่งแฟ้มแทบทุกชนิดในข้อความอีเมล รวมทั้งเอกสาร รูปภาพ และเพลง แฟ้มที่ส่งมาในข้อความอีเมลเรียกว่า สิ่งที่แนบมา
- ส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคล คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้ผู้รับหลายคนพร้อมกัน ในขณะที่ผู้รับสามารถตอบกลับไปยังกลุ่มทั้งกลุ่มได้ ซึ่งทำให้เกิดการอภิปรายกลุ่ม
- ส่งต่อข้อความ เมื่อคุณได้รับข้อความอีเมล คุณสามารถส่งต่อไปให้ผู้อื่นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อความนั้นใหม่
ข้อดีอย่างหนึ่งของอีเมลเมื่อเปรียบเทียบกับโทรศัพท์หรือจดหมายทั่วไปก็คือความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถส่งข้อความในเวลาใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นกลางวันหรือกลางคืน ถ้าผู้รับไม่อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์และไม่ได้ ออนไลน์ (เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต) ในขณะที่คุณส่งข้อความ ผู้รับจะพบอีเมลรออยู่ในเวลาต่อมาที่เขาตรวจสอบอีเมล ในกรณีที่ผู้รับออนไลน์อยู่ คุณอาจได้รับการตอบกลับภายในไม่กี่นาที
นอกจากนี้ การใช้อีเมลยังไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ด้วย ซึ่งต่างกับการส่งจดหมายทั่วไป เพราะการส่งอีเมลไม่จำเป็นต้องมีแสตมป์หรือเสียค่าธรรมเนียม และไม่ต้องกังวลว่าผู้รับจะอยู่ที่ใด ค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวที่คุณต้องจ่ายคือค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างก่อนที่จะใช้อีเมลได้
เมื่อคุณต้องการใช้อีเมล คุณจำเป็นต้องมีสามสิ่งดังต่อไปนี้
- การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณต้องการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของคุณกับอินเทอร์เน็ต คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (Internet Service Provider:ISP) ก่อน ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ซึ่งโดยปกติแล้วจะคิดค่าธรรมเนียมเป็นรายเดือน นอกจากนี้คุณยังต้องมีโมเด็ม ด้วย โปรดดูที่ ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างในการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
- โปรแกรมอีเมลหรือบริการบนเว็บ คุณสามารถใช้ Windows Mail ซึ่งเป็นโปรแกรมอีเมลที่มากับ Windows และยังสามารถใช้โปรแกรมอีเมลอื่นๆ ได้อีก ทันทีที่คุณติดตั้งโปรแกรมนั้นลงในคอมพิวเตอร์ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถลงทะเบียนกับบริการอีเมลบนเว็บที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย เช่น Gmail, MSN Hotmail หรือ Yahoo! Mail บริการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณด้วย เว็บเบราว์เซอร์ จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ตามที่มีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
- ที่อยู่อีเมล คุณสามารถรับที่อยู่อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ (ISP) หรือจากบริการอีเมลบนเว็บเมื่อคุณลงทะเบียน ที่อยู่อีเมลประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ (อาจเป็นชื่อเล่นที่คุณเลือกก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นชื่อจริงเสมอไป) เครื่องหมาย @ และชื่อของ ISP หรือผู้ให้บริการอีเมลบนเว็บ ตัวอย่างเช่นsomeone@example.com
การตั้งค่า Windows Mail
เมื่อคุณมีที่อยู่อีเมลและเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้ว คุณก็พร้อมที่จะส่งและรับอีเมล เมื่อต้องการใช้อีเมลใน Windows Mail คุณต้องตั้งค่า บัญชีผู้ใช้อีเมล ก่อนที่จะเพิ่มบัญชี คุณจำเป็นจะต้องได้รับข้อมูลบางอย่างจาก ISP ของคุณ ได้แก่ ที่อยู่อีเมล รหัสผ่าน ชื่อของเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าและขาออกของคุณ และรายละเอียดอื่นๆ บางประการ โปรดดูที่ จะค้นหาข้อมูลบัญชีผู้ใช้อีเมลของคุณได้จากที่ใด
การเพิ่มบัญชีผู้ใช้อีเมลใน Windows Mail
- เปิด Windows Mail โดยการคลิกปุ่ม เริ่ม
คลิก โปรแกรมทั้งหมด แล้วคลิก Windows Mail
- บนเมนู เครื่องมือ คลิก บัญชีผู้ใช้
- คลิก เพิ่ม คลิก บัญชีอีเมล คลิก ถัดไป จากนั้นทำตามคำแนะนำ
ในระหว่างทำการติดตั้ง คุณจะได้รับการร้องขอให้เลือก ชื่อที่ใช้แสดง ซึ่งเป็นชื่อที่ผู้รับจะเห็นเมื่อคุณส่งข้อความอีเมลไปให้
การอ่านข้อความอีเมล
Windows Mail จะตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณได้รับอีเมลหรือไม่เมื่อคุณเริ่มโปรแกรมดังกล่าวและทุก 30 นาทีหลังจากนั้น (เมื่อต้องการเปลี่ยนช่วงเวลานี้ โปรดดูที่การตรวจสอบอีเมลใหม่) อีเมลที่คุณได้รับจะปรากฏในกล่องขาเข้าของคุณ กล่องขาเข้าเป็นโฟลเดอร์หนึ่งในหลายๆ โฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลไว้
เมื่อต้องการดูรายการอีเมลที่คุณได้รับ ให้คลิก กล่องขาเข้า ในรายการ โฟลเดอร์ ข้อความอีเมลของคุณจะปรากฏอยู่ในรายการข้อความ รายการนี้จะแสดงชื่อผู้ส่งอีเมล เรื่อง และเวลาที่ได้รับอีเมล
เมื่อต้องการอ่านข้อความ ให้คลิกที่ข้อความนั้นในรายการข้อความ เนื้อหาของข้อความจะปรากฏอยู่ด้านล่างรายการข้อความในบานหน้าต่าง 'แสดงตัวอย่าง' เมื่อต้องการอ่านข้อความในหน้าต่างแยกต่างหาก ให้คลิกสองครั้งที่ข้อความนั้นในรายการข้อความ
เมื่อต้องการตอบกลับข้อความ ให้คลิกปุ่ม ตอบกลับ เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนและส่งการตอบกลับ ให้ดูที่ "การสร้างและการส่งข้อความอีเมล" ในบทความนี้
โปรดดูเพิ่มเติมที่ การดูข้อความอีเมลใน Windows Mail
การสร้างและการส่งข้อความอีเมล
เมื่อคุณต้องการสร้างข้อความอีเมลใหม่ใน Windows Mail ให้คลิกปุ่ม สร้างจดหมาย หน้าต่างข้อความใหม่จะเปิดขึ้นมา
ต่อไปนี้คือวิธีการใส่ข้อมูลลงในหน้าต่างข้อความของ Windows Mail และโปรแกรมอีเมลอื่น
- ในช่อง ถึง พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับอย่างน้อยหนึ่งราย ในกรณีที่คุณกำลังจะส่งข้อความไปยังผู้รับหลายราย ให้พิมพ์เครื่องหมายอัฒภาค (;) คั่นระหว่างที่อยู่อีเมลในช่อง สำเนาถึง คุณสามารถพิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับลำดับที่สอง ซึ่งก็คือบุคคลที่ควรทราบเกี่ยวกับข้อความอีเมลนั้น แต่ไม่จำเป็นต้องกระทำการใดๆ เกี่ยวกับอีเมลนั้น ผู้รับลำดับที่สองจะรับข้อความเดียวกับที่บุคคลในช่อง 'ถึง' ได้รับ ถ้าไม่มีผู้รับลำดับที่สอง ให้ปล่อยให้ช่องนั้นว่างไว้
- ในช่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับข้อความของคุณ
- ส่วนในพื้นที่ว่างขนาดใหญ่ ให้พิมพ์ข้อความของคุณเมื่อต้องการแนบแฟ้มไปกับข้อความ ให้คลิกปุ่ม แนบแฟ้มกับข้อความ
บนแถบเครื่องมือ (อยู่ด้านล่างของแถบเมนู) ให้ค้นหาแฟ้มที่ต้องการจะแนบ เลือกแฟ้มนั้น แล้วคลิก เปิด ขณะนี้แฟ้มดังกล่าวจะปรากฏในช่อง แนบ ที่ส่วนหัวของข้อความ
คุณทำเสร็จแล้ว! เมื่อต้องการส่งข้อความ ให้คลิกปุ่ม ส่ง จะมีการบีบอัดข้อมูลผ่านทางอินเทอร์เน็ตไปยังผู้รับ
หมายเหตุ
- เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะ แบบอักษร ขนาด หรือสีของข้อความ ให้เลือกข้อความนั้น จากนั้นคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งบนแถบการจัดรูปแบบ (อยู่ด้านบนของพื้นที่ข้อความ)
แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมล
การสื่อสารทางอีเมลมีแบบแผนของการปฏิบัติเช่นเดียวกับการสนทนาทางโทรศัพท์และการสื่อสารแบบเผชิญหน้า แบบแผนเหล่านี้เรียกว่าแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมล หรือ แนวทางปฏิบัติทางอินเทอร์เน็ต ("netiquette" คือการรวมกันระหว่างคำว่า "Internet" และ "etiquette") เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ กรุณาปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้- โปรดระมัดระวังเกี่ยวกับเรื่องตลกและอารมณ์ อีเมลไม่สามารถถ่ายทอดอารมณ์ได้ดีนัก ดังนั้นผู้รับอีเมลอาจไม่เข้าใจสิ่งที่คุณตั้งใจจะบอก โดยเฉพาะเรื่องตลกเสียดสีต่างๆ จะมีความเสี่ยงเป็นอย่างมาก ทั้งนี้เนื่องจากผู้รับอาจแปลความหมายเรื่องนั้นตามตัวอักษรและทำให้เกิดความขุ่นเคืองได้ เมื่อต้องการถ่ายทอดอารมณ์ ให้ลองใช้สัญรูปอารมณ์ (โปรดดู "การใช้สัญรูปอารมณ์" ในบทความนี้)
- คิดก่อนที่คุณจะส่ง การเขียนและการส่งข้อความอีเมลเป็นเรื่องที่รวดเร็วและง่าย จนบางครั้งอาจง่ายเกินไป โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่จะส่งเป็นสิ่งที่คุณได้คิดไว้ก่อนแล้ว และหลีกเลี่ยงการเขียนในขณะที่คุณกำลังโกรธ เพราะทันทีที่ส่งข้อความนั้นแล้ว คุณไม่สามารถเรียกกลับคืนได้
- เขียนในบรรทัดเรื่องให้ชัดเจนและกระชับ โดยสรุปเนื้อหาของข้อความเป็นคำสั้นๆ สักสองสามคำ ผู้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากจะสามารถใช้ชื่อเรื่องนี้ในการจัดลำดับความสำคัญของข้อความ
- พยายามเขียนข้อความสั้นๆ ถึงแม้ว่าพื้นที่ข้อความจะไม่จำกัดความยาวของเนื้อความ แต่ในความเป็นจริงอีเมลออกแบบมาเพื่อการสื่อสารที่รวดเร็ว คนส่วนใหญ่จะไม่มีเวลาหรือความอดทนเพียงพอที่จะอ่านข้อความมากกว่าสองหรือสามย่อหน้า
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ด้วยเหตุที่คนส่วนใหญ่รู้สึกว่าประโยคข้อความที่เขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเปรียบเสมือนการ "ตะโกน" และเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่พอใจหรือรำคาญ
- โปรดระมัดระวังข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญ ในบางกรณี ผู้รับอาจส่งต่อข้อความของคุณไปให้บุคคลอื่นๆ ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจก็ตาม
นอกจากนี้ ในการสื่อสารที่เป็นทางการหรือการสื่อสารทางธุรกิจ ให้ระมัดระวังเรื่องตัวสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เพราะอีเมลที่ขาดความระมัดระวังอาจสื่อถึงภาพพจน์ของความไม่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นควรอ่านตรวจทานข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง และหากโปรแกรมอีเมลของคุณมีตัวตรวจสอบการสะกด ให้ใช้ตัวตรวจสอบนั้น โปรดดูที่ การตรวจสอบการสะกดข้อความใน Windows Mailการใช้สัญรูปอารมณ์
เนื่องจากการถ่ายทอดอารมณ์ เจตนา หรือน้ำเสียงผ่านทางข้อความเพียงอย่างเดียวเป็นเรื่องที่ยาก ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตในระยะแรกๆ จึงได้คิดค้น สัญรูปอารมณ์(emoticons คือการรวมคำว่า "emotion" เข้ากับ "icons") ขึ้นใช้ ซึ่งก็คือลำดับของอักขระบนแป้นพิมพ์ที่เป็นสัญลักษณ์ถ่ายทอดการแสดงออกของสีหน้า ตัวอย่างเช่น :) จะคล้ายกับใบหน้าที่กำลังยิ้มเมื่อคุณมองทางด้านข้าง ด้านล่างนี้คือตัวอย่างสัญรูปอารมณ์สัญรูปอารมณ์ ความหมาย :) หรือ :-)ยิ้ม มีความสุข หรือขำ:( หรือ :-(บึ้งหรือไม่มีความสุข;-)ขยิบตา:-|ไม่สนใจหรือไม่แน่ใจ:-oประหลาดใจหรือเป็นห่วง:-xไม่พูดอะไร:-pแลบลิ้น (มักเป็นการหยอกล้อ):-Dหัวเราะการจัดการกับอีเมลขยะ
เช่นเดียวกับที่คุณอาจเคยได้รับโฆษณาที่ไม่ได้ร้องขอ ใบปลิว และแค็ตตาล็อกทางจดหมายตามปกติ คุณก็อาจจะได้รับ อีเมลขยะ (มักเรียกว่า อีเมลที่ไม่พึงประสงค์) ในกล่องขาเข้าของคุณได้เช่นกัน อีเมลขยะรวมถึงการโฆษณา ข้อความหลอกลวง ภาพลามก หรือการเสนอสิทธิ์ต่างๆ ทั้งนี้เนื่องจากสำหรับผู้ทำการตลาด การส่งอีเมลขยะจะเสียค่าใช้จ่ายที่ต่ำมาก จึงเป็นเรื่องปกติที่คนทั่วไปจะได้รับอีเมลประเภทนี้เป็นจำนวนมากWindows Mail ได้รวมตัวกรองอีเมลขยะซึ่งจะทำหน้าที่วิเคราะห์เนื้อหาของข้อความที่ส่งถึงคุณ และย้ายข้อความที่น่าสงสัยไปยังโฟลเดอร์พิเศษที่เก็บอีเมลขยะ เพื่อที่คุณจะสามารถดูหรือลบอีเมลเหล่านั้นออกเมื่อใดก็ได้ และหากข้อความของอีเมลขยะหลุดผ่านตัวกรองเข้าไปในกล่องขาเข้า คุณสามารถระบุให้ข้อความในอนาคตใดๆ ที่มาจากผู้ส่งรายนั้นต้องถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลขยะโดยอัตโนมัติ โปรดดูที่ การบล็อกอีเมลที่ไม่พึงประสงค์และอีเมลอื่นๆ ที่ไม่ต้องการการป้องกันอีเมลขยะ- ใช้ความระมัดระวังในการให้ที่อยู่อีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงการประกาศที่อยู่อีเมลที่แท้จริงของคุณใน กลุ่มข่าวสาร บนเว็บไซต์ หรือในพื้นที่สาธารณะของอินเทอร์เน็ต
- ก่อนให้ที่อยู่อีเมลของคุณในเว็บไซต์ ให้ตรวจสอบคำชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลของไซต์นั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บไซต์นั้นไม่อนุญาตให้มีการเปิดเผยที่อยู่อีเมลของคุณแก่บริษัทอื่น
- อย่าตอบกลับข้อความอีเมลขยะ ผู้ส่งอีเมลขยะจะทราบว่า ที่อยู่อีเมลของคุณถูกต้อง และอาจขายที่อยู่นั้นไปให้บริษัทอื่น ซึ่งจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะได้รับอีเมลขยะมากขึ้นเรื่อยๆ
